Artikel voor IMN Report over het IT-programma 2000 van het Kadaster.1999

Het Kadaster: inzoomen op gegevens en grenzen

Niet alleen professionele klanten als notarissen, makelaars, banken, nutsbedrijven en overheden zoals gemeenten kunnen direct toegang krijgen tot de gegevens van het Kadaster. Ook particulieren kunnen aan de weet komen hoe het staat met de grenzen van hun perceel, een eventueel recht op overpad of zelfs welke hypotheek hun buurman heeft afgesloten. De gegevens van het Kadaster zijn immers openbaar. Sommige gegevens, en de meest recente wijziging daarvan, zijn al rechtstreeks digitaal opvraagbaar. In het kader van een grootscheepse operatie, het IT programma 2000 geheten, kan binnenkort alle informatie in de vorm van kaarten of schriftelijke gegevens, binnen enkele seconden op het scherm worden gebracht. IMN werkt eraan mee.

Nederland beschikt over ongeveer 7 miljoen percelen land, al dan niet bebouwd, die in totaal eigendom zijn van zo'n 3,5 miljoen eigenaren. Nederland beschikt ook over vele duizenden woonboten, pleziervaartuigen, binnenschepen en zeeschepen en, niet te vergeten, vliegtuigen. Aan zowel land, vastgoed als schepen hangt een ontzagwekkende hoeveelheid informatie. Het Kadaster beschikt over al die informatie. Wat betreft de percelen en en de eigendoms- of pachtrechten gaat het om de oppervlakte, plaats en adres, aard van bebouwing, plaatscoördinaten, koopsom en kadastrale aanduiding, de ligging, grenzen en bebouwing, naam, plaats, beroep, burgerlijke staat en geboortedatum van de eigenaren of huurders en de soort van het eigendomsrecht. Ook privaatrechtelijke en publiekrechtelijke beperkingen, zoals Rijksmonumenten, natuurmonumenten, onbewoonbaarverklaringen of belemmeringen liggen opgeslagen en ter informatie bij het Kadaster, evenals de volledige hypotheekgegevens en data met betrekking tot de akten en eventuele beslagen.

Van de schepen zijn de noodzakelijke gegevens van de eigenaren bekend, die van het schip zelf, de hypotheekgegevens, data van verlijden van akten en de namen notarissen, die zoiets regelen. Ook informatie over eventuele beslagen kan worden opgevraagd.

Een informatieverwerkende industrie

Met dit al mag het Kadaster met recht een informatieverwerkende industrie worden genoemd. Jaarlijks moeten er in de gegevens van het Kadaster 800.000 mutaties worden aangebracht. In 1997 werden er 590.000 hypotheken ingeschreven tegen 525.000 in 1996. De gegevens van duizenden schepen, waarvan er per jaar ongeveer 1600 bijkomen, worden jaarlijks geregistreerd en bijgehouden.

Sinds enkele eeuwen, tot aan het begin van de automatisering werden de Kadastrale gegevens met de hand bijgehouden. Tot voor enkele jaren konden deze gegevens worden opgevraagd bij de balies van de verschillende kadastrale vestigingen in Nederland. De informatie kon natuurlijk ook worden opgevraagd per post, telefoon of fax. Maar ook het Kadaster gaat digitaal en dat gebeurt in het kader van een gigantische operatie, die enkele jaren geleden in gang is gezet. Als gevolg daarvan kunnen bijvoorbeeld inmiddels notarissen de kaart van een perceel opvragen en voor de nieuwe eigenaar uitprinten. Momenteel worden er maandelijks ruim 17.000 kadastrale kaartjes en ruim 21.000 uittreksels via het netwerk van het Kadaster verstrekt. Ook de 1600 leden van de Nederlandse Vereniging van Makelaars zijn aangesloten op dit netwerk. De Nederlandse gemeenten en hun eigen bank, de BNG, zijn eveneens gekoppeld aan het netwerk en aan vele tientallen gemeentelijke kadastrale balies kunnen burgers up to date bijgewerkte gegevens opvragen over land, vastgoed, schepen en eigenaren.

De machinerie

De machinerie die de informatie van deze gegevensverwerkende industrie produceert, aanpast en just in time levert, is die van de eenheid Informatie- en Geodetische ( landmeetkundige) Technologie van het Kadaster, kortweg IGT. Zij verzorgt de nieuwbouw van systemen, onderhoudt de bestaande programmatuur en exploiteert apparatuur. Zij adviseert ook op het gebied van de ontwikkeling, het onderhoud en beheer van de Kadastrale informatiesystemen binnen en buiten de eigen organisatie.

De eenheid Geodesie van IGT beheert het landelijk stelsel Rijksdriehoekmeting (RD). Dit is een net van 6000 in cordinaten bekende en fysiek in het terrein aanwijsbare vaste punten, zoals kerktorens, elektriciteit- en zendmasten en dergelijke. De zogenaamde RD punten worden regelmatig door het Kadaster gecontroleerd, nagemeten en zo nodig bijgesteld. Het meten gebeurt met behulp van radiogolven en positiebepalingen per satelliet. Het Kadaster is druk bezig de Rijksdriehoeksmeting aan te laten sluiten op zowel het Amerikaanse als het Europese satellietnavigatiesysteem.

Grote veranderingen

De eenheid IGT heeft, zoals haar directeur Hans A.N.M. van Snellenberg het uitdrukt, 'grote veranderingen op de schop.' Van Snellenberg bedoelt hiermee Implementatieplan Kadaster 2000+, een majeure operatie, waarbij aanpassingen worden aangebracht in de interne organisatie en de contacten met de klant en waarbij ook de informatietechnologie wordt vernieuwd. Dit plan, dat in 2004 moet zijn afgerond, is weer een stap dichter naar een modern digitaal en klantgericht Kadaster, met een grotere efficiency en de toch noodzakelijke flexibiliteit.

De aanzet voor deze operatie speelde zich af eind 1990, toen het Kadaster bleek te kampen met een financieel tekort, dat onder meer werd veroorzaakt door een krappe vastgoedmarkt en in verhouding daarmee te hoge kosten. Daarvoor, maar ook voor het financieel gezond maken van het bedrijf en een verbetering van de dienstverlening aan de klanten, was een nieuw beleidsplan nodig, waarbij de bedrijfsprocessen grondig werden herzien. Dit plan kwam in 1991 tot stand en werd het Kadaster Ondernemingsplan, kortweg KOP genoemd. Met het KOP, waaruit onder meer de huidige omvangrijke digitale informatievoorziening aan derden resulteert, werd volgens van Snellenberg een 'enorme Schwung' aan het Kadaster gegeven. Van Snellenberg: 'Door dit beleidsplan, dat in een periode van 6 jaar voorzag, werden de financiële resultaten stukken beter en de dienstverlening knapte op. Wel moesten we personeel inkrimpen, maar dat kon gelukkig grotendeels via een natuurlijk verloop.'

Parallel aan die veranderingen ontstond een discussie over een verzelfstandiging van het Kadaster en deze kwam vervolgens al snel op gang. Van Snellenberg: 'In 1994 werden we een Zelfstandig Bestuursorgaan, ofwel ZBO en gingen we over naar een eigen bewind. Ons reorganisatieplan werd vervolgens omgeturnd tot een meerjarenbeleidsplan. We gingen werken volgens een baten-lasten stelsel, waarbij de overheid niet meer aan de financiële touwtjes trok. Onze verzelfstandiging heeft een enorme motivatie teweeggebracht. Daar kwam nog bij dat het financiële management dat hiervoor nodig was, mede de wind in de zeilen kreeg omdat de vastgoedmarkt meezat.'

Toen de positieve resultaten duidelijk werden, werd de ambitie ook sterker en de crisisgedachte binnen het Kadaster verdween. Toen was de tijd rijp voor bijstelling van de doelstellingen. Een belangrijke doelstelling was een toekomstgerichte dienstverlening. Twee belangrijke vragen daarbij waren:

'Welke wensen van de klanten kunnen we verwachten en hoe kunnen we daar het beste op inspelen?' en' hoe kunnen we met behulp van de meest optimale IT-inzet het werkproces efficienter en flexibeler maken?'

IT-programma 2000

Van Snellenberg: ' Op basis van een nieuw ontwerp van onze bedrijfsprocessen ontwierpen we ons IT-programma 2000. Dat deden we niet omwille van de fraaie informatietechnologie, maar omdat we de dienstverlening aan onze klanten structureel wilden verbeteren en de efficiency wilden vergroten. Volgens het plan moeten alle bestaande softwareapplicaties en infrastructuur worden vernieuwd en vervangen. Vanuit de nieuwe mogelijkheden van de vernieuwde technologie kan een nieuwe Kadastrale organisatie worden gebouwd, die niet meer functioneel is ingericht, maar klant- en procesgericht.

Het IT-programma heeft ook gevolgen voor de interne organisatie. De Kadastervestigingen bestaan in de organisatie Kadaster 2000+ bijvoorbeeld niet meer uit verschillende afdelingen zoals een afdeling Bewaring, Juridische Zaken en Vastgoedinformatie en een afdeling Landinrichting- en Landmeetkundige Zaken, maar uit teams, die een geheel proces van A tot Z afwerken. Van de traditionele functionele scheiding is dan niets meer over. Een functionele scheiding is immers vaak in het nadeel van de klant. Een dicht bij huis voorbeeld is de straatreiniging in Amsterdam. Hoe lang heeft het niet geduurd dat de straten werden geveegd en dat daarna pas de vuilniswagen langskwam? Een Kadastervoorbeeld is dit: Tot nu toe worden de Kadastrale administratie en Kadastrale kaarts door verschillende mensen bijgewerkt. Daar zit vaak een lange tijd tussen. In de nieuwe situatie wordt zowel de Kadastrale administratie als de Kadastrale kaart door een en hetzelfde team en vrijwel gelijktijdig - in elk geval voorlopig- bijgewerkt.

In de nieuwe organisatie wordt Kadaster 2000+ wordt van meet af aan het volledige proces ondersteund door eenzelfde team, zodat latere verrassingen niet meer voorkomen. Dit is een voorbeeld van klantgericht werken. We worden daarbij geholpen door het feit dat onze klanten sinds onze verzelfstandiging tot op het hoogste niveau meespreken en zoiets vergt andersom natuurlijk een optimale klantgerichtheid.'

Systeem Hypotheken

Een voorbeeld van zo'n klantgerichte werkwijze is ook de mogelijkheid voor klanten, zoals notarissen en makelaars om nu al per computer vastgoedinformatie te krijgen. Van Snellenberg: 'Wij bedienen de makelaars via het Makelaarsdienstencentrum. Maar daarnaast hebben veel makelaars ook een aansluiting op het Kadasternetwerk. Zij kunnen, net als de notaris, dagelijks essentiële geografische gegevens opvragen. Deze gegevens zijn goed bijgehouden en hebben, in tegenstelling tot die van gemeentelijke kadasters, een wettelijk kader. Deze dienst geeft de makelaars natuurlijk een meerwaarde. '

Binnen IT 2000 wordt, naast de toevoeging van nieuwe applicaties aan het Kadastraal Vastgoed Informatie Systeem, de infrastructuur vernieuwd en gebaseerd op een kleine server architectuur met producten als Unix en Windows NT. Om een voorbeeld te geven van de omvang van een dergelijk project, zijn de kosten: ongeveer 220 miljoen gulden kosten.

Parallel aan deze verbouwing, wordt het personeel teruggebracht van 2200 naar 1500 werknemers. Dit kan gebeuren zonder gedwongen ontslagen, hetgeen niet wegneemt dat het outfaaseren van werknemers, het introduceren van nieuwe applicaties en het inwerken van degenen, die ermee moeten omgaan, goed op elkaar moeten aansluiten. Van Snellenberg: 'Dit vraagt een enorme interactie tussen de verschillende vestigingen.'

Een dergelijke verbouwing van de organisatie brengt nogal wta veranderingen met zich mee voor de klanten. Het notariaat bijvoorbeeld kan waarschijnlijk vanaf 1999 de akten digitaal aanleveren. Met speciale herkenningsprogrammatuur, die door IGT wordt ontwikkeld, worden vervolgens de belangrijkste gegevens uit de akte gehaald. Bij deze werkwijze is het natuurlijk enorm belangrijk dat er veel aandacht wordt besteed aan beveiliging en toegangscodes tussen systeem en klant.

Ook intern verandert er nogal wat en worden er andere eisen gesteld aan de medewerkers. Van Snellenberg beaamt dat het Kadaster bezig is met een operatie, een operatie die zowel snel als gefaseerd verloopt. 'Maar onze strategie is geen big bang,' zegt hij, 'want je kunt niet alles in een keer doen. De veranderingsstrategie, die in het implementatieplan Kadaster 2000+ wordt beschreven, gaat er dan ook van uit dat aanpassingen op het gebied van personeel en organisatie vooruit lopen op de invoering van nieuwe informatietechnologie. Op die manier kunnen de medewerkers alvast wennen aan de nieuwe manier van werken en voorkomt het Kadaster dat alles tegelijkertijd op de medewerkers en de klanten afkomt. Als we de veranderingen stapsgewijs invoeren, kunnen we waar nodig terugvallen op de bestaande situatie. '

De kosten

Een voorbeeld om aan te geven wat de omvang van een project als IT2000 is, zijn de kosten. Deze bedragen ongeveer 220 miljoen. Een deel van dat geld wordt gestoken in inhuur van externe ondersteuning. Van Snellenberg:' Uiteindelijk streven we er naar om alle kritieke functies in ons 2000 project met eigen mensen te bemannen, maar het is zo omvangrijk dat we op onderdelen kwalitatief goede ondersteuning moeten hebben met zowel technische als managerial geschoolde mensen. Dat laatste sluit aan op de M van IMN. Een belangrijke reden waarom we met IMN in zee zijn gegaan is het feit dat zij zich onderscheiden van veel softwarebureaus. Niet omdat het een klein bedrijf is, maar omdat het in staat is redelijk hooggekwalificeerde mensen met een ruime ervaring te leveren. IMN zorgt voor een goed evenwicht tussen prijs en prestatie. Het is niet verwonderlijk dat wij binnen korte tijd 15 man van IMN over de vloer hebben. Dat geeft aan dat wij vertrouwen in hen hebben. IMN is in staat verwachtingen waar te maken. Ze hebben een realistisch verhaal, handelen daarnaar en presteren op niveau. Wat ons betreft, we we zijn een goede opdrachtgever, maar ook een die kritisch kan zijn en dat moet ook wel. Als je je realiseert dat we alleen al zo'n 7 miljoen percelen in Nederland hebben en dat over elk daarvan tientallen gegevens beschikbaar moeten zijn, dan kun je de omvang van dit systeem wel uitrekenen. Alleen een perfecte dienstverlening kan zoiets aan.'

In kader:

Het stappenplan van IT-2000. Gedeelten van dit stappenplan zijn al in gebruik.

Stap 1: Inrichting van een elektronische voordeur. Via deze voordeur kunnen de klanten elektronisch informatie opvragen.

Stap 2: Massale informatieverstrekking. Voor de nieuwe vormen van massale informatieverstrekking vanuit het Kadastraal Vastgoed Systeem (KSV) wordt een informatiedatabase ontwikkeld.

Stap 3: Elektronisch aanleveren. De ontwikkeling van een een informatiesysteem voor de ontvangst van aangeboden

stukken een de ontwikkeling van een digitaal Openbaar Register, waarin de elektronisch aangeboden stukken kunnen worden opgeslagen.

Stap 4: Matenplannen. De registratie van matenplannen in de Openbare Registers en het gebruik van voorlopige grenzen en toekomstige percelen.

Stap 5: Werkstroombesturing. Automatische ondersteuning van de werkstroombesturing ten behoeve van een betere aansturing van de processen binnen het Kadaster en een verbetering van het zicht op de doorlooptijd van werkopdrachten.

Stap 6: Herkenningstechnologie. De ontwikkeling van herkenningstechnologie om zoveel mogelijk gegevens uit de akten op te halen, zodat deze hoeven niet meer hoeven te worden overgetypt.

Stap 7: Klantenregistratie. De ontwikkeling van een marketing- en verkoopinformatiesysteem en een systeem voor de verkoop van producten en diensten, zoals alle informatievragen van de klanten.

Stap 8: KVS mutatiefuncties. De ontwikkeling van mutatiefuncties op de KVS mutatiedatabase voor zowel het administratieve en het cartografische deel als voor gecombineerde verwerking.

Stap 9: Field office. De inrichting van een field/home office ten behoeve van een efficiëntere meting van overgedragen gedeelten van percelen.

Kirsten Emous